Працівник не з’являється на роботі: алгоритм дій

Звільнити за прогул працівника, що не з’являється на роботі та не виходить на зв’язок, неправомірно, допоки ви не отримали письмових пояснень причин відсутності або не заактували відмову працівника надати пояснення.

Звільнення працівника за прогул без поважних причин є дисциплінарним стягненням. Порядок застосування дисциплінарних стягнень визначає стаття 149 КЗпП. Перш ніж застосувати дисциплінарне стягнення, роботодавець повинен зажадати від порушника трудової дисципліни письмових пояснень (п. 22 постанови Пленуму ВСУ «Про практику розгляду судами трудових спорів» від 06.11.1992 № 9). Стаття 149 КЗпП не передбачає винятків з цього правила.

Не вважайте причини відсутності неповажними, поки не встановили, чому працівник не ходить на роботу. З ним міг статися нещасний випадок, спіткати раптова тяжка хвороба. Врешті-решт людину могли затримати чи заарештувати. Тобто, працівник міг опинитися в такій життєвій ситуації, коли не має змоги зв’язатися з роботодавцем і повідомити про місцезнаходження та причини відсутності на робочому місці.

Оскільки працівник відсутній, а місце його перебування невідоме, роботодавець позбавлений можливості витребувати письмове пояснення. Тож, через брак доказів відсутності на роботі саме без поважних причин, а також відсутність письмового пояснення, роботодавець не має законодавчих підстав звільнити за пунктом 4 статті 40 КЗпП. Питання звільнення можна розглядати тільки після появи працівника на роботі чи встановлення його місцезнаходження та з’ясування причин відсутності.

Нині закон не уможливлює припинити трудовий договір з працівником внаслідок тривалого нез’явлення на роботі з невідомих причин. Можете звільнити лише внаслідок прогулу на підставі пункту 4 статті 40 КЗпП.

Як оформити відсутність працівника, який не виходить на зв’язок?

Якщо працівник не з’являється на роботі, перш за все, зателефонуйте працівнику за номерами телефонів, зазначеними в картці П-2. Зв’яжіться з родичами. Якщо працівник не виходить на зв’язок, а родичі не змогли пояснити, де він, керуйтеся алгоритмом.

1. Зафіксуйте відсутність працівника.

Позначте відсутність у табелі як НЗ — неявки з нез’ясованих причин.

2. Скеруйте безпосереднього керівника скласти доповідну записку.

Директор ухвалює рішення про подальші дії, фіксує в резолюції.

3. Оформіть додаткові документи про відсутність працівника.

Особа, яку директор вказав виконавцем у резолюції, складає акти про відсутність працівника. Радимо залучати до актування:

– працівників, які мають можливість підтвердити відсутність чи присутність зниклого працівника на робочому місці протягом усього робочого дня або його частини;

– членів профкому чи представницького органу трудового колективу.

Перші два тижні складайте акти за кожен день (зміну) відсутності. Надалі — щотижнево або щомісячно. Не припиняйте фіксувати відсутність документально.

Додатковими документами, що підтверджують факт відсутності працівника на роботі, можуть бути й доповідні записки працівників, які за своїми обов’язками мають можливість спостерігати за приходом (уходом) інших працівників — чергові бюро перепусток, охоронники тощо.

4. Відвідайте працівника вдома.

Радимо відвідувати працівника вдома у вечірні години. Так ймовірніше зустрінетеся якщо не з самим працівником, то з його родичами або сусідами. Візьміть із собою когось із колег та представника трудового колективу (члена представницького органу трудового колективу). Результати візиту оформіть актом.

5. Направте працівникові листи на всі відомі адреси.

Якщо за місцем проживання або реєстрації не вдалося відшукати працівника, надішліть на всі відомі адреси листи з пропозицією письмово пояснити причини відсутності на роботі — з описом вкладення та відміткою «вручити особисто» (форма знаходиться в розділі «зразки документів»). Адже роботодавець не має можливості щодня з ранку до вечора відвідувати місця проживання працівника, а працівник може з’явитися там будь-якої миті.

Якщо працівник власноруч отримає лист і поставить свій підпис у повідомленні про вручення, у роботодавця з’явиться можливість звільнити його за прогул.

Не надсилайте листів із запитами до офіційних органів за місцем фактичного проживання та реєстрації працівника. Такі дії не відповідають законодавству у сфері захисту персональних даних.

6. Організуйте облік робочого часу зниклого працівника.

Працівників, які припинили роботу без попередження адміністрації, не зараховують до облікового складу працівників з першого дня невиходу на роботу (п. 2.6.7 Інструкції зі статистики кількості працівників, затвердженої наказом Держкомстату від 28.09.2005 № 286).

Радимо завести на зниклого працівника окремий табель, щоби не ускладнювати розрахунок середньооблікової чисельності працівників для статистичних звітів.

Фіксуйте відсутність працівника в табелі аж до моменту припинення трудового договору. Відміткою «НЗ» позначайте тільки робочі дні за графіком роботи працівника.

ПОРАДА

Не виводьте за штат зниклого працівника

Деякі бухгалтерські і навіть кадрові видання радять виводити зниклих працівників за штат підприємства і зберігати їх трудові книжки окремо. Така позиція — хибна. Законодавство не визначає поняття «виведення за штат» і не регламентує такої процедури. Якщо припинити фіксувати факт відсутності на роботі зниклого працівника, то в подальшому не зможете звільнити за прогул.

7. Періодично повторюйте комплекс заходів із розшуку.

Якщо навіть після всіх запропонованих кроків встановити зв’язок із працівником не вдається, звільняти його за прогул ще не маєте права, оскільки достеменно не з’ясували причини, з яких працівник відсутній на роботі. Також працівнику не запропонували письмово пояснити причини відсутності.

Отже, працівник, який не виходить на зв’язок, залишається працівником підприємства, доки не вдасться його знайти і звільнити. Така ситуація може тривати не один рік, тому періодично повторюйте весь комплекс заходів із розшуку працівника. Аби надати цим спробам організованого характеру, складіть наказ про розподіл між посадовими особами обов’язків з розшуку зниклого, фіксації відсутності його на роботі.

СИТУАЦІЯ. Чи надсилати запити до медзакладів та поліції, якщо працівник не виходить на зв’язок?

Не надсилайте запитів до офіційних органів. Такі запити порушують законодавство про захист персональних даних.

Листи-запити до офіційних органів були усталеною практикою кадровиків, якщо працівник не з’являвся на роботі, не відповідав на дзвінки, а вдома застати його не вдавалося. Кадровики запитували, чи не перебуває працівник на лікуванні чи не затриманий він правоохоронним органом, чи не перебуває під арештом. Однак нині ця практика — неправомірна.

Інформація про особу є конфіденційною і вважається інформацією з обмеженим доступом (ст. 21 Закону України «Про інформацію» від 02.10.1992 № 2657-XII).

Частина 2 статті 32 Конституції України не допускає збирання, зберігання, використання та поширення конфіденційної інформації про особу без її згоди, крім випадків, визначених законом, і лише в інтересах національної безпеки, економічного добробуту та прав людини.

До конфіденційної інформації про фізичну особу належать, зокрема, дані про її національність, освіту, сімейний стан, релігійні переконання, стан здоров’я, а також адреса, дата і місце народження (Рішення Конституційного Суду України від 20.01.2012 № 2-рп/2012 у справі за конституційним поданням Жашківської районної ради Черкаської області щодо офіційного тлумачення положень частин першої, другої статті 32, частин другої, третьої статті 34 Конституції України; далі — Рішення КСУ № 2-рп/2012).

Конституційний Суд України в абзаці першому пункту 1 резолютивної частини Рішення від 30.10.1997 № 5-зп/1997 відніс до конфіденційної інформації про фізичну особу, крім вказаної, ще й відомості про майновий стан та інші персональні дані.

Поширення персональних даних передбачає дії щодо передавання відомостей про фізичну особу за згодою суб’єкта персональних даних. Поширення персональних даних без згоди суб’єкта персональних даних або уповноваженої ним особи дозволено у випадках, визначених законом, і лише (якщо це необхідно) в інтересах національної безпеки, економічного добробуту та прав людини (ст. 14 Закону України «Про захист персональних даних» від 01.06.2010 № 2297-VI, далі — Закон № 2297).

Інформація про стан здоров’я особи, а також про засудження до кримінального покарання належить до категорії чутливих персональних даних, тому обробка такої інформації становить особливий ризик для прав і свобод суб’єкта персональних даних. Стаття 7 Закону № 2297 встановлює особливі вимоги до обробки таких персональних даних. Обробка цих даних заборонена, крім вказаного у частині 2 статті 7 Закону № 2297 вичерпного переліку випадків

Утім, ані КЗпП, ані інший закон України не передбачає обов’язку або можливості для закладу охорони здоров’я або правоохоронного органу надати на запит роботодавця

відомості про події або явища, що відбуваються у житті працівника (звернення за медичною допомогою, перебування на лікуванні, участь в досудовому розслідуванні у якості свідка тощо).

Офіційні органи відмовлять у запиті, і відмова буде цілком правомірною.

Від усталеної практики занадто активних «самостійних розшукових дій» у разі нез’явлення працівника на роботу радимо відмовлятися як від таких, що суперечать законодавству у сфері захисту персональних даних.

Як замінити працівника, що не з’являється на роботі і не виходить на зв’язок?

Посада зниклого працівника не є вакантною, однак роботу виконувати потрібно. Є два варіанти.

1. Увести до штатного розпису ще одну штатну одиницю за цією ж посадою і прийняти іншого працівника.

2. Прийняти іншого працівника на місце зниклого за строковим трудовим договором. Строк договору — «на час відсутності ПІБ з невідомих причин». Не лякайтеся такого формулювання, воно цілком правомірне.