Усунення недоліків у кадровому діловодстві

Кадровик, якого прийняли на місце звільненого, зробив запис у Журналі реєстрації наказів і лише потім виявив, що за останні три місяці жоден із наказів, які видавали на підприємстві, не був зареєстрований.

Як правильно виправити таку помилку? Реєструвати накази потрібно в день їх підписання або не пізніше наступного робочого дня, якщо керівник підписав документ у неробочий час.

Недотримання правил реєстрації наказів — порушення. Окрім того, це може спричинити втрату важливих документів, ускладнити інформаційно-довідкову роботу з ними.

Складіть доповідну записку чи акт у довільній формі за підписом двох-трьох працівників. Вкажіть кількість незареєстрованих наказів, обставини та місце виявлення порушення, приміром, під час перевірки наявності документів у відділі кадрів.

З’ясуйте, чи надсилали незареєстровані накази структурним підрозділам або іншим підприємствам.

Ці дії необхідні, щоб ухвалити обґрунтоване рішення щодо можливості та необхідності зареєструвати накази. Може виявитися, що окремі документи треба актуалізувати та перевидати. Викладіть висновки в доповідній записці (акті).

Доповідну записку (акт) подайте на розгляд керівнику підприємства.

З дозволу керівника може бути прийнято, наприклад, таке рішення:

анулювати записи про реєстрацію наказів, які зробив новий кадровик;

зробити запис у графі «Примітка» чи нижче запису про реєстрацію наказу, внесеного новим кадровиком, що попередні записи внесено помилково.

Далі:

1) унесіть записи про реєстрацію (реєстраційні індекси, дати, заголовки, інші відомості, передбачені формою журналу реєстрації) незареєстрованих наказів, продовжуючи їх порядкову нумерацію, але при цьому не враховуйте номер (реєстраційний індекс) того запису, який зробив новий кадровик;

2) внесіть новий запис про реєстрацію наказу, який анульовано, тобто відновіть запис.

Як внести до журналу пропущений наказ

Виявили, що наказ видали, але не зареєстрували в журналі. На підписаному наказі немає номера. У журнал вже внесли записи з більш пізніми датами. Як вчинити в такій ситуації?

Службовий документ, створений підприємством, зокрема, наказ, вважають внесеним до документаційного фонду підприємства з моменту його реєстрації (гл. 3 розд. ІІІ Правил організації діловодства та архівного зберігання документів у державних органах, органах місцевого самоврядування, на підприємствах, в установах і організаціях, затверджених наказом Мін’юсту від 18.06.2015 № 1000/5; далі — Правила № 1000/5).

Документи реєструють, щоб обліковувати їх, контролювати виконання та оперативно використовувати наявну в документах інформацію.

Реєстрація наказу полягає у веденні в реєстраційній формі, впровадженій на підприємстві Інструкцією з діловодства, запису облікових даних про документ у спосіб проставлення на ньому реєстраційного індексу з подальшим записом у реєстраційній формі необхідних відомостей про документ. Такими даними є дата та реєстраційний індекс наказу, його заголовок (короткий зміст). Дані у журналі можна доповнити відомостями про підписанта і виконавця наказу тощо. Перелік обов’язкових реквізитів журналу реєстрації (реєстраційно-контрольної картки) можна доповнювати іншими реквізитами (форма журналу є додатком до Інструкції з діловодства).

Документ реєструють лише один раз — у день його підписання або затвердження.

Зважаючи на вимогу Правил № 1000/5, наказ потрібно зареєструвати у день його підписання керівником підприємства. Реєстрація «заднім числом» — порушення вимог

нормативних документів і може бути кваліфікована як підробка документів. Осіб, винних у порушенні, можуть притягнути до відповідальності. Випадки несвоєчасної реєстрації документів неприпустимі у діловодній практиці.

Якщо з певних причин підписаний наказ не зареєстрували вчасно, його необхідно перевидати, перевізувати у посадових осіб, подати знову керівникові на підпис, а потім зареєструвати у день підписання.

Зауважимо такі практичні моменти: якщо наказом необхідно чітко визначити дату певного юридичного факту (події), то у наказі, що видають пізніше дати цього факту чи події, необхідно зафіксувати таку дату. Наприклад, дату запуску у виробництво нового виду продукції. Це ж стосується й наказів з кадрових питань. Приклад: Працівника перевели на іншу посаду з 1 листопада, але наказ своєчасно не зареєстрували. У наказі, який готуватимете на заміну незареєстрованого (але підписаного раніше), зазначте фактичну дату переведення. Вона буде більш ранньою, ніж дата наказу (підставою залишається заява працівника, написана раніше). У наказі поясніть, чому дата наказу є пізнішою за дату переведення. Наприклад, через несвоєчасне внесення запису до журналу реєстрації наказів.

Що робити, якщо два накази зареєстрували за однаковим номером

Якнайшвидше виправте помилку, якщо виявили її після реєстрації наказу в журналі.

Поруч із порядковим номером наказу поставте на документі та в журналі додатковий індекс «а», відокремте його від основного номеру (індексу) правобічною похилою рискою, наприклад № 347/а. У графі «Примітка» журналу реєстрації наказів зазначте, що реєстраційний індекс уточнили у зв’язку з помилковим дублюванням номера наказу.

Уточнюйте реєстраційний індекс наказу тільки після того, як проаналізуєте:

скільки копій наказу виготовили;

кому передали копії наказу;

чи вносили на підставі наказу записи до інших документів.

Це необхідно, щоб уточити реєстраційний індекс наказу в усіх примірниках його копій, а також в інших документах, куди внесли посилання на наказ, і в подальшому — щоб уникнути непорозумінь чи юридичних казусів.

Трапляється, що неможливо внести виправлення до реєстраційного індексу, бо копію наказу чи витяг із нього подали до іншої організації й на його підставі вчинили певні дії, які не не можна скасувати. Наприклад, копію наказу передали до державних органів (ПФУ, центру зайнятості, суду). У такому разі не рекомендуємо вживати жодних заходів для виправлення помилки. Зробіть відмітку в журналі про те, що номер продубльований у двох наказах; зазначте дати наказів.

Відомості про дублювання наказу включіть до підсумкового запису в журналі, який робите після завершення діловодного року.

Що робити, якщо документ зареєстрували не в тому журналі

Накази різних видів з різними строками зберігання потрібно реєструвати в окремих журналах (п. 2 гл. 3 розд. ІІІ Правил організації діловодства та архівного зберігання документів у державних органах, органах місцевого самоврядування, на підприємствах, в установах і організаціях, затверджених наказом Мін’юсту від 18.06.2015 № 1000/5).

Якщо помилково зареєстрували наказ не в тому журналі, є два способи виправити ситуацію. Який обрати, залежить від того, коли виявили огріх.

1. Помилку виявили одразу.

Закресліть помилкові дані тонкою лінією. У графі «Примітка» зазначте, що запис зробили помилково. Оформіть реєстраційний запис у потрібному журналі. Якщо застосовуєте літерні індекси, у документі неправильний індекс закресліть тонкою лінією, а поруч зазначте правильний.

ПРИКЛАД

Олівець-коректор не використовуйте.

Після останнього реквізиту документа, на лицьовому боці аркуша оформіть відмітку про те, що уточнили реєстраційний індекс відповідно до журналу реєстрації.

ПРИКЛАД

ПРИКЛАД