Про звільнення працівника, який відсутній 4 місяці

Із 19 липня 2022 року роботодавець отримав можливість припинити трудовий договір із працівником через його відсутність на роботі та інформації про причини такої відсутності понад чотири місяці поспіль. Проте не поспішайте негайно звільняти працівника, з яким відсутній зв’язок.

Роз’яснення допоможе:

• визначити дату, після якої зможете звільнити працівника;

• оформити доповідну, акти та наказ про звільнення;

• внести записи до трудової книжки та особової картки працівника;

• дотримати правил розрахунку при звільненні.

Коли можна вперше застосувати підставу звільнення

Уперше звільнити працівника через відсутність на роботі та інформації про причини такої відсутності зможете не раніше 20 листопада 2022 року.

Закон України «Про внесення змін до деяких законодавчих актів України щодо оптимізації трудових відносин» від 01.07.2022 № 2352-IX, який увів до КЗпП нову підставу звільнення (п. 8-3 ст. 36 КЗпП), набув чинності 19 липня 2022 року. Тож уперше зможете звільнити працівника через відсутність на роботі та інформації про причини такої відсутності після спливу чотиримісячного строку від цієї дати.

Надалі обчислюйте строк за загальними правилами, що визначає частина третя статті 241-1 КЗпП. Строк, обчислюваний місяцями, закінчується у відповідне число останнього місяця строку. Якщо кінець строку, обчислюваного місяцями, припадає на такий місяць, що відповідного числа не має, то строк закінчується в останній день цього місяця.

ПРИКЛАД

Обчислення строку:

Працівник не з’являється на роботі з 05.09.2022. Роботодавець матиме право звільнити працівника не раніше 06.01.2023.

Як оформити звільнення

Припинення трудового договору з працівником, який відсутній на роботі понад чотири місяці поспіль, якщо роботодавець не має інформації про причини такої відсутності — це не звільнення з ініціативи роботодавця. Тому не діють обмеження на звільнення, що встановлюють частина третя статті 184 і стаття 186-1 КЗпП щодо вагітних, одиноких жінок з дитиною віком до 14 років тощо.

Для того щоб звільнити працівника через тривалу відсутність, дотримайте одночасно дві обов’язкові умови:

• працівник відсутній на роботі понад чотири місяці поспіль. Відлік строку починайте після 19 липня 2022 року;

• упродовж цих чотирьох місяців у роботодавця немає інформації про причини відсутності. При цьому не має значення, з поважної чи неповажної причини відсутній працівник.

Роботодавцю необхідні докази того, що він виконав одночасно обидві обов’язкові умови. Інакше, якщо працівник доведе, що протягом чотирьох місяців інформував роботодавця про причини своєї відсутності, суд може визнати звільнення за цією підставою незаконним.

Якщо працівник не з’являється на роботі, не відповідає за номерами телефонів, зазначеними в картці П-2, а родичі не можуть пояснити, де він, — керуйтеся алгоритмом.

1. Фіксуйте відсутність працівника

Позначте відсутність у табелі як «НЗ» — неявки з нез’ясованих причин.

Перевіряйте на порталі ПФУ, чи не оформили працівнику е-лікарняний. Е-лікарняний зі статусом «Закритий» — підстава позначати відсутність у табелі як «ТН» (оплачувана тимчасова непрацездатність). Тобто роботодавець отримає інформацію про причини відсутності працівника.

2. Документуйте відсутність працівника та спроби зв’язатися з ним

2.1. Скеруйте безпосереднього керівника скласти доповідну записку про відсутність працівника на роботі.

Роботодавець має вжити заходів, щоб з’ясувати причини відсутності працівника на роботі. Зазвичай цей обов’язок покладають на безпосереднього керівника відсутнього працівника, але працівник кадрової служби повинен надати йому всю необхідну інформацію — контактні телефони, імена та по батькові родичів відсутнього працівника.

2.2. Керівник ухвалює рішення про додаткові заходи.

Після того як керівник підприємства розгляне доповідну записку безпосереднього керівника відсутнього працівника, він має ухвалити рішення про розслідування причин відсутності працівника на роботі та визначити виконавців розслідування — безпосередній керівник відсутнього працівника, працівник кадрової служби, один із заступників керівника підприємства тощо. Рішення оформлюють у вигляді резолюції на доповідній записці керівника працівника. Результатом такого рішення може бути й наказ про розподіл між посадовими особами обов’язків з розшуку зниклого, фіксації його відсутності на роботі.

2.3. Оформте додаткові документи про відсутність працівника.

Особа, якій доручили розслідування, складає акти про відсутність працівника на роботі. Такі акти доцільно складати за кожен день відсутності працівника на роботі, поки триває розслідування. Якщо це неможливо, — перший тиждень складайте акти за кожен день/зміну відсутності. Надалі — щотижнево або щомісячно. Не припиняйте документально фіксувати відсутність працівника. Телефонуйте працівникові при свідках і фіксуйте результати в акті, оскільки саме відсутність інформації про причину відсутності на роботі є однією з умов звільнення за цією підставою.

Додатковими документами, що підтверджують факт відсутності працівника на роботі, можуть бути й доповідні записки працівників, які за своїми обов’язками мають можливість спостерігати, коли інші працівники приходять на роботу / йдуть з роботи — черговий бюро перепусток, контролер на контрольно-пропускному пункті тощо.

3. Відвідайте працівника вдома

В умовах воєнного стану доречно розшукувати працівника за місцем проживання або реєстрації тільки у випадку, якщо підприємство розташоване на безпечній території. Результати візиту оформте актом. Якщо відвідати працівника за зазначеними адресами неможливо, заактуйте і цю обставину.

4. Направте працівникові листи на всі відомі адреси

Якщо за місцем проживання або реєстрації не вдалося відшукати працівника або такий розшук неможливий, надішліть на всі відомі адреси листи з пропозицією письмово пояснити причини відсутності на роботі — з описом вкладення та відміткою «вручити особисто». Якщо пошта не працює, пошукайте працівника у соцмережах, спробуйте зв’язатися з ним у такий спосіб.

5. Організуйте облік робочого часу відсутнього працівника

Фіксуйте відсутність працівника в табелі аж до моменту припинення трудового договору. Відміткою «НЗ» позначайте тільки робочі дні за графіком роботи працівника.

6. Періодично повторюйте комплекс заходів із розшуку

Якщо після всіх попередніх кроків встановити зв’язок із працівником не вдається понад чотири місяці поспіль, виконавець, якого призначили оформити результати розслідування — зазвичай це керівник кадрової служби, оформлює загальний перелік заходів з розшуку зниклого працівника у доповідній записці.

Після розгляду доповідної записки керівник може ухвалити рішення звільнити працівника. У такому випадку він оформлює своє рішення підготувати проєкт наказу на звільнення працівника у вигляді резолюції на доповідній записці керівника кадрової служби.

7. Підготуйте наказ про звільнення

Звільнення працівника оформлюйте наказом за типовою формою, або за формою, відмінною від типової. Типову форму наказу про припинення трудового договору (№ П-4) затвердив Держкомстат наказом від 05.12.2008 № 489.

8. Надішліть повідомлення про звільнення з необхідністю отримати трудову книжку

Якщо трудову книжку зберігає роботодавець, він зобов’язаний видати її працівнику в день звільнення з внесеним до неї записом про звільнення (п. 2 Прикінцевих та перехідних положень Закону України «Про внесення змін до деяких законодавчих актів України щодо обліку трудової діяльності працівника в електронній формі» від 05.02.2021 № 1217-IX, п. 4.1 Інструкції про порядок ведення трудових книжок працівників, затвердженої наказом Мінпраці, Мін’юсту, Мінсоцзахисту від 29.07.1993 № 58; далі — Інструкція № 58). Трудову книжку зберігає працівник — внесете запис про звільнення на його вимогу після того, як він з’явиться в кадровій службі (ч. 1 ст. 47 КЗпП).

Оскільки працівник відсутній на роботі в день звільнення, цього дня надішліть йому поштове повідомлення із пропозицією отримати трудову книжку (п. 4.2 Інструкції № 58) або надати згоду на пересилання трудової книжки поштою. Також у конверт покладіть засвідчену копію наказу про звільнення і повідомлення про нараховані суми при звільненні, щоб виконати вимоги частини першої статті 47 КЗпП.

Лист надішліть на адресу, зазначену в особовій картці П-2, листом з оголошеною цінністю:

• із повідомленням про вручення;

• відміткою «Вручити особисто»;

• описом вкладення.

Якщо лист повернеться на підприємство, не розкривайте конверта. Зберігайте його в Книзі обліку руху трудових книжок і вкладишів до них. Туди ж покладіть квитанцію/чек про відправлення листа й опис вкладення.

Також надішліть працівнику фото наказу про звільнення і повідомлення про необхідність отримати трудову книжку усіма можливими способами — на електронну пошту, у вайбер чи інший месенджер тощо. Зробіть скрин і роздрукуйте.

Відмітки про ознайомлення працівника в наказі про звільнення не буде.

9. Заповніть особову картку П-2 У графі «Дата і причина звільнення (підстава)» особової картки працівника за формою П-2, зазначте дату та причину припинення трудового договору, дату й номер наказу.

У графі «Працівник кадрової служби» особової картки працівник, відповідальний за кадрове діловодство, зазначає свою посаду, прізвище та ініціали, ставить особистий підпис.

Графа «Підпис працівника» особової картки буде незаповненою.

10. Бухгалтерія проводить розрахунок при звільненні

Якщо працівник отримує зарплату на банківську карту, в день звільнення перерахуйте на карту всі належні працівнику кошти. Якщо зарплату працівник отримував в касі підприємства, проведете з ним розрахунок після того, як він з’явиться на роботі.

Роботодавець виплачує всі суми, що належать працівнику, в день звільнення. Якщо працівник у день звільнення не працював, то зазначені суми необхідно виплатити не пізніше наступного дня після того, як звільнений працівник пред’явив вимогу про розрахунок. Про суми, нараховані та виплачені працівникові під час звільнення, із зазначенням окремо кожного виду виплати — основна та додаткова зарплата, заохочувальні та компенсаційні виплати, інші виплати, на які працівник має право згідно з умовами трудового договору і відповідно до законодавства, зокрема під час звільнення — роботодавець повинен письмово повідомити працівника в день їх виплати (ч. 1 ст. 116 КЗпП).