Повідомлення нового працівника про умови трудового договору

Із 19.07.2022 законодавці розширили перелік основних умов трудового договору, про які роботодавці мають інформувати нових працівників. Зробіть це не пізніше початку першого робочого дня нового працівника.

Консультація допоможе:

• скласти повідомлення про умови трудового договору за зразком від експерта;

• ознайомити працівника з умовами трудового договору.

Про що роботодавець має інформувати нового працівника

До початку роботи роботодавець зобов’язаний в узгоджений із працівником спосіб поінформувати його про:

1) місце роботи (інформація про роботодавця, зокрема і його місцеперебування), трудову функцію, яку зобов’язаний виконувати працівник (посада та перелік посадових обов’язків), дату початку виконання роботи;

2) визначене робоче місце, забезпечення необхідними для роботи засобами;

3) права та обов’язки, умови праці;

4) наявність на робочому місці небезпечних і шкідливих виробничих факторів, які ще не усунуто, та можливі наслідки їх впливу на здоров’я, а також про право на пільги та компенсації за роботу в таких умовах відповідно до законодавства і колективного договору — під підпис;

5) правила внутрішнього трудового розпорядку або умови встановлення режиму роботи, тривалість робочого часу і відпочинку, а також про положення колективного договору (у разі його укладення);

6) проходження інструктажу з охорони праці, виробничої санітарії, гігієни праці та протипожежної охорони;

7) організацію професійного навчання працівників (якщо таке навчання передбачено);

8) тривалість щорічної відпустки, умови та розмір оплати праці;

9) процедуру та встановлені КЗпП строки попередження про припинення трудового договору, яких повинні дотримуватися працівник і роботодавець.

Підстава — частина 1 статті 29 КЗпП.

Поінформувати про умови трудового договору потрібно не тільки працівників, яких приймаєте на основне місце роботи. Інформуйте сумісників, працівників, які працюватимуть за строковим трудовим договором, тимчасових, сезонних, тих, хто працюватиме за нефіксованим робочим часом, за спрощеним трудовим договором тощо.

Як скласти повідомлення про умови трудового договору

Інформацію про умови трудового договору можна оформити:

як складову письмового трудового договору або його додаток;

або як окреме повідомлення.

Роботодавцю доцільно розробити шаблон повідомлення зі спільною інформацією для всіх працівників та доповнювати індивідуальними умовами трудового договору, а саме такими:

• посада та перелік посадових обов’язків,

• дата початку виконання роботи,

• права та обов’язки,

• тривалість щорічної відпустки,

• умови та розмір оплати праці.

Директива (ЄС) 2019/1152 Європейського Парламенту І Ради «Про прозорі та передбачувані умови праці в Європейському Союзі» від 20.06.2019 (далі — Директива) зобов’язує роботодавця повідомити працівника про основні умови трудового договору. Частина 3 статті 4 глави ІІ «Інформація про трудові відносини» Директиви передбачає, що, за необхідності, у формі посилань на закони, підзаконні акти чи колективні трудові договори, що визначають ті конкретні пункти, можна вказувати інформацію:

• про тривалість відпустки;

• право на навчання;

• строки повідомлення про припинення трудового договору, яких мають дотримувати працівник і роботодавець;

• умови та розмір оплати праці;

• тривалість робочого дня і тижня.

Не переписуйте у повідомлення посадову чи робочу інструкцію працівника. Достатньо вказати основні обов’язки. Так само не потрібно у повідомлення копіювати текст положення про оплату праці. Достатньо вказати оклад працівника і послатися на розділ (пункти) колдоговору чи положення про оплату праці.

Якщо працівника направлятимуть у відрядження, залучатимуть до роботи у вихідний, вночі, до понаднормових робіт — доцільно зазначити про це у повідомленні.

Якщо працівник працюватиме за строковим договором, у повідомлення додайте підстави припинення трудового договору:

у зв’язку із закінченням його строку, крім випадків, коли трудові відносини фактично тривають і жодна із сторін не поставила вимогу про їх припинення (п. 2 ст. 36 КЗпП);

на вимогу працівника, який має поважні підстави розірвати строковий трудовий договір (ст. 39 КЗпП).

За потреби врахуйте у повідомленні особливості звільнення:

1) тимчасових і сезонних працівників. Щоб звільнитися за власним бажанням, їм достатньо письмово повідомити роботодавця за три дні (ст. 5 Указу Президії ВР СРСР «Про умови праці тимчасових робітників і службовців» від 24.09.1974 № 311-IX, ст. 6 Указу Президії ВР СРСР «Про умови праці робітників і службовців, зайнятих на сезонних роботах» від 24.09.1974 № 310-ІХ);

2) працівників, що виконуватимуть роботу у роботодавця — фізичної особи. Якщо роботодавець є військовозобов’язаним, додає у підстави розірвання трудового договору призов або мобілізацію роботодавця — фізичної особи під час особливого періоду (п. 10 ст. 40 КЗпП);

3) окремих категорій працівників, для яких стаття 41 КЗпП встановлює додаткові підстави розірвання трудового договору з ініціативи роботодавця, зокрема, одноразове грубе порушення обов’язків …(п. 1), винних дій працівника, який безпосередньо обслуговує грошові, товарні або культурні цінності, якщо ці дії дають підстави для втрати довір’я до нього з боку роботодавця (п. 2), вчинення працівником, який виконує виховні функції, аморального проступку, не сумісного з продовженням даної роботи (п. 3) тощо. Якщо на працівника поширюються вимоги Закону України «Про запобігання корупції» від 14.10.2014 № 1700-VII — пункти 4 і 4-1 статті 41 КЗпП тощо.

Унормувати форму повідомлення про умови трудового договору можна в Інструкції з діловодства. Законодавство не вимагає, щоб повідомлення підписувала посадова особа роботодавця.

Як ознайомити працівника

Допускається ознайомлювати працівників з наказами (розпорядженнями), повідомленнями, іншими документами роботодавця щодо їхніх прав та обов’язків з використанням визначених у трудовому договорі засобів електронних комунікаційних мереж з накладенням удосконаленого електронного підпису або кваліфікованого електронного підпису. Трудовий договір за згодою сторін може передбачати альтернативні способи ознайомлення працівника. Виняток — роботодавець має під підпис інформувати працівника про роботу у шкідливих умовах та їх наслідки (ч. 3 ст. 29 КЗпП).

У період дії воєнного стану сторони трудового договору можуть домовитися про альтернативні способи створення, пересилання і зберігання наказів (розпоряджень) роботодавця, повідомлень та інших документів з питань трудових відносин та про будь-який інший доступний спосіб електронної комунікації, який обрали за згодою роботодавець та працівник (ч. 2 ст. 7 Закону України «Про організацію трудових відносин в умовах воєнного стану» від 15.03.2022 № 2136-IX).

Тобто про обов’язкові умови трудового договору роботодавець може інформувати працівника у спосіб, про який вони домовилися у трудовому договорі, зокрема у заяві про прийняття на роботу або письмовому трудовому договорі. Наприклад, у відповідь на повідомлення роботодавця про умови трудового договору електронною поштою, через

вайбер чи телеграм працівник надішле повідомлення: «Про умови трудового договору поінформована 11.08.2022 Ганна Миронова».

Відмітку про ознайомлення з умовами трудового договору, якщо його не укладали письмово, працівник може проставити:

у журналі реєстрації повідомлень про умови трудового договору чи в журналі ознайомлення працівників з умовами трудового договору;

у наказі про прийняття на роботу;

на повідомленні, що залишиться у роботодавця.

Останній варіант — оптимальний.

Не доцільно, аби кандидат на роботу зазначив про обізнаність з умовами трудового договору у заяві про прийняття на роботу. Допоки роботодавець не видасть наказ про прийняття на роботу, особа не має статусу працівника.

Не рекомендуємо усно повідомляти працівника про умови трудового договору. По-перше, роботодавцю потрібен доказ, що він дотримався законодавства. По-друге, під «альтернативними способами ознайомлення» працівника з документами законодавці мають на увазі не усне ознайомлення, а «надсилання повідомлень та документів доступним способом електронної комунікації». По-третє, у разі трудового спору працівник може стверджувати, що при прийнятті на роботу йому усно обіцяли кращі умови трудового договору, аніж згодом виявилися.